Jak napsat obchodní dopis

Pravidla pro psaní adres

Podívejme se na psaní adres. I tak nenápadný text má totiž své jasně definované standardy.

Pisatelé občas řeší, mají-li na první místo v adrese napsat název firmy, nebo jméno konkrétní osoby. Obě varianty přitom mohou být správné – záleží na tom, kdo přesně je adresátem. Pokud je na prvním řádku uveden název nějaké společnosti a až na druhém místě konkrétní pracovník, adresátem je ona společnost (a jméno uvedené osoby není tak důležité, ta může být např. zastoupena). Pokud je na prvním místě jméno a příjmení pracovníka a až pak jméno společnosti, je adresátem naopak tato osoba.

Adresy dopisů konkrétním osobám mají na prvním řádku Vážený pan nebo Vážená paní (popř. Manželé, Novomanželé aj.) a teprve na řádku druhém jméno a příjmení (případně s tituly).

Z dalších zásad jmenujme:

  • na obálce se adresa příjemce píše vpravo dole (není-li v okénku okénkové obálky), případná adresa odesílatele je na stejné straně vlevo nahoře,
  • na dopisním papíru se adresa umísťuje podle typu použité okénkové obálky,
  • adresa je zarovnána vlevo a začíná vždy velkým počátečním písmenem,
  • dva údaje na stejném řádku se oddělují čárkou (Odbor majetku, Ing. Dvořák),
  • řádky nejsou ukončovány čárkami ani tečkami (kromě teček za zkratkami)
  • PSČ a název pošty nebo obce jsou na tomtéž řádku,
  • PSČ (zapisované jako trojice a dvojice číslic, např. 602 00) a název pošty nebo obce jsou odděleny dvěma mezerami, resp. jednou širší mezerou,
  • při psaní rukou se užívá hůlkové písmo, název pošty nebo obce je celý velkými písmeny,
  • používá se zpravidla jednoduché řádkování a žádné údaje se nijak nezvýrazňují,
  • při psaní adresy na jeden řádek se jednotlivé údaje oddělují čárkami, např. Praha 1 Jan Smolík, Krátká 128/7, 118 51.

Pro bezchybnou písemnou i mluvenou komunikaci Vám doporučujeme on-line kurz Dvanáct pravidel bezchybné češtiny – snadno, ve vlastním tempu projdete 12 lekcemi pro Vaši sebe jistotu 

 

Pravidla pro psaní data a místa

Měsíc můžeme napsat číslicemi (např. 11. 2. 2015) nebo vypsat slovem (např. 1. dubna 2014). Využití slovního vyjádření měsíce je běžnější v soukromé korespondenci, v textech právního charakteru a na peněžních dokladech (např. Brno 25. září 2014). V úřední a obchodní korespondenci naproti tomu převažuje číselné vyjadřování měsíce (např. dopis ze dne 16. 12. 2011).

Je třeba zdůraznit, že za číslovkami označujícími den a měsíc se po tečce píše bez výjimky mezera. Datum a údaj o místu nejsou mezi sebou odděleny čárkou ani jiným znaménkem. Místo se uvádí v prvním pádě (např. Praha 1. 3. 2014, nikoliv V Praze dne 1. 3. 2014).

Nedoporučuje se psát letopočet zkráceně (a to ani s apostrofem, např. ‘95), zápis data s lomítkem (např. 13/6 1945) ani s římskými číslicemi (např. 18/IX 1984 nebo 18. VI. 1945).

Rozmezí dvou dat píšeme s pomlčkou. Platí přitom, že pomlčku mezi jednoslovnými výrazy neoddělujeme ji mezerami (např. 1978–2000, leden–červen, 10.–12. dubna). Pokud se ale objeví pomlčka mezi víceslovnými výrazy, je vhodnější mezery kolem pomlčky vložit (např. 1. března – 31. května 2016, 11. 8. 1991 – 31. 12. 1992).

 

Pravidla pro psaní obchodních a úředních dopisů

 Při psaní formálnějších dopisů dbáme na dodržování těchto zásad:

  • adresa odesílatele (popř. další údaje) se obvykle uvádí v hlavičce dopisu nebo v patě stránky; když se neužije hlavičkového papíru, je adresa odesílatele vždy na prvním místě,
  • odvolací údaje lze uvádět jak ve sloupcové, tak v řádkové podobě,
  • předmět dopisu, tedy stručné vyjádření jeho obsahu (např. Rozhodnutí, Nabídka, Žádost), se zpravidla vyznačí tučně (slovo Věc se před ním dnes již nepíše),
  • text se zarovnává vlevo nebo do bloku, při zarovnání do bloku je vhodné používat dělení slov,
  • mezi odstavci se nechává mezera ve výšce jednoho řádku,
  • podpis a razítko se umísťují vlevo (pokud je datum vpravo, lze vpravo umístit i podpis ),
  • upozornění na přílohy se uvádí pod textem dopisu (oddělí se mezerou a většinou se vyznačí tučně),
  • přílohy se mohou uvést údajem o jejich počtu nebo vyjmenovat pod nadpisem Přílohy (bez dvojtečky),
  • upozornění o kopiích (tzv. rozdělovník) se uvádí pod podpis nebo upozornění na přílohy (za tučným nadpisem Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie se nepíše dvojtečka).

 

Podpisy

Co se týče pořadí a umístění podpisů, platí:

  • podpis se umísťuje vlevo (je-li ovšem datum vpravo, může být vpravo i podpis),
  • pod místem pro vlastnoruční podpis (a případné razítko) se uvádí titul, jméno, příjmení a funkce osoby, která dopis podepisuje (jméno se nezkracuje a uvádí se vždy před příjmením),
  • při umístění vlevo se jméno a funkce podepsané osoby píší zarovnaně zleva, při umístění vpravo pak vzhledem ke jménu a příjmení zarovnaně na střed nebo zarovnaně od stejné svislice,
  • při podpisech dvou osob je vlevo osoba s vyšší funkcí (jsou-li obě osoby na stejné úrovni, je pořadí abecední),
  • při podpisu dvou organizací je vpravo ta, která dokument připravila,
  • někdy lze podpis vypsat s poznámkou v. r. (= vlastní rukou), uvedenou za jménem (PhDr. Jan Ryba v. r.),
  • zkratka v z., vz. (= v zastoupení) se uvádí před jménem a příjmením pověřené osoby (v z. Mgr. Jana Nová), a to nad vytištěným jménem a příjmením zastupované osoby.

 

Poznámka k e-mailům

V přiměřené míře platí uvedené zásady i pro psaní e-mailů. V nich se samozřejmě využívají jejich příslušné technické možnosti (např. předmět e-mailu, uvedení dalších adresátů v poli Kopie aj.).

 

Jak nechybovat v obchodní i osobní komunikaci? Jak se vyvarovat pořádnému trapasu kvůli hrubce v prezentaci? Jak psát texty, i když zrovna nejste „psavec“?

Doporučujeme Vám on-line kurzu Dvanáct pravidel bezchybné češtiny, který s Vámi v krátké době zrekapituluje vše, co jste se sice naučili, ale už také od školy zapomněli.