Obchodní dopis

Jak jsme již zmínili, existují různé formy písemné komunikace. V soukromém dopise můžeme, resp. bychom měli být přátelští, bezprostřední, smíme používat expresivní i hovorové výrazy.

Naproti tomu obchodní dopis má svá pravidla a zásady.

Než začneme psát obchodní dopis, uvědomme si:

  1. obchodní dopis je vizitkou společnosti, firmy, instituce. Je vizitkou odesílatele, ať už je jím sekretářka, ředitel nebo skladník. Obchodní dopis musí být gramaticky, stylisticky i formálně správně, především v dnešní době při používání počítačů s možností oprav, kontroly gramatiky a vzorových dokumentů je nepřípustné, aby obchodní dopis obsahoval chyby nebo neobsahoval formálně povinné náležitosti.
  2. existuje pravidlo v obchodní korespondenci: jeden dopis = jedna záležitost. Toto pravidlo bychom měli dodržet, i pokud píšeme jednomu adresátovi ohledně více věcí, problémů, záležitostí.
  3. pokud je adresátem dopisu konkrétní osoba, ne společnost jako celek, je nutností na dopis odpovědět, a to i v záporném případě. Je zdvořilé potvrdit obdržení dopisu a vyjádřit se k jeho obsahu.
  4. s odpovědí na dopis není vhodné otálet, odpověď by měla následovat v řádu několika dnů.

 

Psát obchodní dopis může znamenat pouze zaškrtnutí několika políček na formuláři, na druhou stranu se může jednat o konkrétní stylizaci pro danou skutečnost. Formuláře a předtisky urychlují práci a šetří čas, není proto důvodu se jim bránit a nikdo se nebude zlobit, že jste na dotazník odpověděli pouze zaškrtnutím a nesepisovali jsme rozsáhlou studii a zdůvodnění našich odpovědí.

Jaká jsou tedy stylistická pravidla, jak psát obchodní dopis? Zapamatujme si:

  • Přehledně
  • Pravdivě
  • Přirozeně
  • Srozumitelně
  • Stručně
  • Logicky